安徽省委 省人民政府办公厅


安徽省机关档案工作实施办法
省委 省人民政府办公厅


第一章 总 则
第一条 为了贯彻中央办公厅、国务院办公厅颁发的《机关档案工作条例》，加强我省各级党、政机关、人民团体、（以下简称机关）档案的科学管理，更好地为机关工作和社会主义各项事业服务，特制定本办法。
第二条 机关档案工作是机关工作的组成部分，是提高机关工作效率和工作质量的必要条件，是维护机关历史真实面貌的一项重要工作，各级领导同志应予重视和支持。
第三条 各机关所形成的全部档案，均应由本机关档案部门集中统一管理，达到完整、准确、系统和有效利用的要求。
第四条 机关档案部门必须贯彻执行党和国家的保密、保卫制度，确保档案和档案机密的安全。

第二章 机关档案工作任务、机构、体制、干部
第五条 机关档案工作的基本任务是，做好机关档案室工作和对所属单位的档案工作进行指导、监督与检查。具体任务是：
（一）对本机关文书部门或业务部门的文书立卷归档工作进行指导和监督；
（二）收集、整理、保管和统计本机关的档案，向同级档案管理机关报告工作；
（三）编制档案检索工具和参考资料，及时、准确地提供档案为机关工作服务；
（四）负责档案的鉴定、销毁工作；
（五）定期向档案馆移交具有永久（地、市、县机关包括长期）保管价值的档案；
（六）收集、整理、保管与本机关档案内容有关的资料，配合档案提供利用；
（七）拟定本机关和本专业系统档案工作的规划，档案的管理制度和办法；
（八）进行调查研究，不断总结、交流和推广档案工作的先进经验；
（九）培训本系统的档案干部；
（十）完成领导交办的与档案工作有关的其它事项。
第六条 各机关必须设立相应的档案工作机构。省直凡对下有业务指导关系的专业主管机关，应成立档案处、科，对下没有业务指导关系的，应建立档案室。地（市）县直属机关也应建立档案室（科），区、乡（社）应建立联合档案室，由乡党委秘书集中统一管理各种档案，并承担对
下属机构的档案业务指导任务。
第七条 各机关的档案工作，要有一位负责同志分管，由办公室主任或政秘部门的负责同志具体领导。业务上受同级和上级档家业务管理机关的指导、监督与检查。
驻在地方的中央、省直属单位的档案工作，实行以专业主管机关为主，地方档案管理机关为辅的管理体制。
第八条 各机关应为档案部门配备政治上可靠，具有高中毕业或高中以上文化程度和一定专业知识、能够胜任工作的相应数量的干部。
第九条 档案干部应保持相对稳定。调出具有业务职称的档案干部，应事先征得档案管理机关的同意。
第十条 档案干部要努力学习马列主义、毛泽东思想，坚持四项基本原则，认真执行党和国家的各项方针、政策，热爱档案事业，刻苦钻研业务，注意总结经验，不断提高政治思想、科学文化和档案业务水平。
第十一条 各级专业主管机关的档案部门都要采用多种形式，对所属单位的文书、档案干部进行业务培训，组织经验交流，开展学术研究活动，不断提高他们的业务水平、学识水平和科学管理水平。

第三章 文书立卷和归档
第十二条 机关要建立、健全文书平时归卷和年终立卷归档制度。凡机关工作活动中形成的具有保存价值的文件材料（包括党、政、工、团，人事、纪检、保卫、财会等工作中形成的，以及机关领导人负责承办完毕的文件材料），均应由文书部门或有关业务部门进行立卷、整理，并定
期向档案部门归档和移交。
第十三条 各单位应建立、健全文书立卷归档制度，并列入有关人员的职责范围，作为对干部考核、晋升的内容之一。
第十四条 归档的文件材料，要做到齐全、完整，保持文件之间的历史联系，区分保存价值，分类清楚，案卷标题简明确切，便于保管和利用。具体要求：
（一）要注意收集机关党组和人事部门的文件材料，政治运动和案件材料；会议和外出活动带回的文件材料；机关负责人、知名人士在各种会议上的讲话、学术报告；上级负责人来本地区视察工作的讲话、录音带、照片、题词；内部工作计划、调查、统计报告；重要的电话、值班记录
；作为文书档案附件的图表、图纸、计算材料；反映机关及其领导人活动的简报等文件材料。
（二）不同年代的文件要分年立卷；跨年代的案件要放在结案年代；跨年代的会议放在会议召开的年代；跨年代的长期规划放在开始年代；跨几个年度的工作总结放在针对的结束年代。
（三）文件和电报要按照内容的联系，合并整理立卷。
（四）应按照保管期限表的规定，将不同价值的文件材料分别组卷，联系密切的文件可以就高不就低。
（五）卷内文件按文件内容之间的联系和事情的来龙去脉、发展过程、重要程度等，进行系统排列。
（六）案卷标题要简明确切、通顺、结构完整，并要准确地反映卷内文件的内容和文件排列的次序。
（七）永久、长期保管的案卷，要编写卷内目录，编定张号，填写卷内备考表，去掉金属物，装订时做到不漏页，不倒页，不压字。
（八）填写案卷目录和书写卷皮，一律用钢笔或毛笔书写，字迹要工整、清楚、美观。
第十五条 机关档案部门应积极对文书立卷工作进行检查、指导，以保证立成案卷的质量。
第十六条 归档时间一般应在第二年第一季度，最迟不超过第二季度。交接双方根据移交目录清点核对，并履行签字手续。
第十七条 各级档案管理部门要对同级直属机构，各级专业主管机关要对直属单位的案卷质量实行验收发证制度，凡案卷质量符合要求的，就发给合格证。

第四章 档案的管理和提供利用
第十八条 机关档案室接收文书部门的案卷，按下列要求进行加工整理：
（一） 对每年形成的案卷，一般应先按保管期限后按组织机构或问题的方法进行排列，再按保管期限、年代、机构或问题的次序统一编大流水号（归档文件不齐全的，可用铅笔暂编小流水号）。
（二）不同保管期限的案卷应分别编制案卷目录。
（三）根据档案内容和机关职能活动，逐年编写当年机关沿革和档案情况说明，其内容包括机关的性质、任务、人员编制，内部机构设置、工作分工、人员配备，机关领导人姓名、任职时间，机构和人员的变化情况，重要的工作活动，以及案卷整理的情况、问题等。
（四）县以上党、政领导机关制发的重要文件，除定稿和一份复印件归挡外，还要保留两套复印件，分别按文号顺序或问题性质整理、编目，装订成册，另行存放。
第十九条 机关档案部门应建立档案的登记、统计制度，对档案的收进、移出、保管、利用数量和效果进行登记和统计，并按规定向档案业务管理机关报送档案工作基本情况统计表。
第二十条 机关档案部门应根据国家的有关规定，制定本机关或本专业系统的《档案材料保管期限表》，经机关领导人批准后执行，并报同级档案业务管理机关备案。
第二十一条 机关应定期对超过保管期限的档案进行鉴定。鉴定档案必须在机关办公室主任或秘书部门领导同志的主持下，由档案部门和有关业务部门组成鉴定小组共同进行。鉴定工作结束后，要提出工作报告，对确无保存价值的档案进行登记造册，经机关领导人批准销毁。批准销毁
的报告，要归入机关全宗卷。
第二十二条 机关销毁档案，应指定两人负责监销，防止档案遗失和泄密。监销人要在销毁清册上签字。
第二十三条 机关的档案库房和橱柜要坚固适用，逐步达到防震，防盗、防火、防虫、防鼠、防潮、防尘、防高温、防光等要求。有条件的机关档案部门，要逐步采用先进技术设备，实现档案管理的科学化和现代化。
第二十四条 机关档案部门要成立、健全库房管理制度，定期和不定期地检查档案的保管状况。对虫蛀、霉变、纸质老化、字迹褪色的档案要尽快采取补救措施。
第二十五条 机关档案部门应根据档案内容和工作需要，编制重要文件卡片（目录）和专题人名索引等检索工具，自编或会同有关部门编写机关工作大事记、历年组织沿革、基础数字汇编、专题概要等参考资料，积极主动地开展档案的利用工作，为机关各项工作服务并注意掌握档案的
利用效果。
第二十六条 机关档案部门应建立健全档案的借阅、摘抄、复制等利用工作制度。根据档案的机密程度，确定不同的利用范围、利用方法和审批手续。机关档案部门保管的档案，主要供本机关和上级主管机关使用，对外提供利用要从严掌握。提供机密档案，要经机关领导人批准。
第二十七条 档案保管人员调动工作时，应在离职前办理交接手续。

第五章 档案的移交
第二十八条 省直机关（含三级机构）应将永久保存的档案，在本机关保存二十年左右，省辖市、行署和县以下机关应将永久、长期保存的档案在机关保存十年左右，连同档案目录（一式三份）全宗介绍和有关的检索工具、参考资料等，一并向有关档案馆移交，区、乡（社）收到的上
级党．政机关普发的文件作短期保管，可不向县档案馆移交。
第二十九条 各级临时机构形成的全部档案，必须系统地整理好，向有关主管机关的档案部门或档案馆移交。一个机关的全部档案是不可分割的整体，应统一向一个档案馆移交。
第三十条 机关撤销或合并时，必须将本机关的全部档案收集齐全，妥善保管，不得分散，并按下列办法进行处理：
（一）撤销机关的档案，应向有关的档案馆进行移交或由有关主管机关代管；
（二）机关撤销的业务分别划归几个机关的，其档案材料不得分散，可由其中一个机关代管或向有关的档案馆移交；
（三）一个机关并入另一个机关或几个机关合并为一个新的机关，其档案材料应移交给合并后的机关代管或向有关的档案馆移交；
（四）一个机关的一部分业务或者一个部门划拔给另一个机关，其档案材料不得带人新划拔机关，如果工作需要利用，可以借阅或者复制；
（五）机关撤销或者合并时，没有处理完毕的文件材料，可以移交给新的机关继续处理，并作为新的机关的档案加以保管；
（六）一个机关改变了领导关系，原工作活动中形成的全部档案仍属原来的全宗，实行集中统一管理。

第六章 附 则
第三十一条 各机关可根据本办法结合本机关的具体情况，制定本机关的实施细则。
第三十二条 本办法公布以前已整理好的档案，只要附合以前的有关规定，一般不要调整。省直机关一九八二年及其以前的永久卷和长期卷应一道进馆，从一九八三年开始只向省档案馆移交永久卷。
第三十三条 企业、事业单位的档案工作应参照本办法执行，其中科学技术档案工作应按《科学技术档案工作条例》办理。
第三十四条 本办法自批准之日起施行，一九七五年的《安徽省文书立卷和档案工作暂行办法》同时作废。




1984年2月22日
国家教育委员会


国家教委关于印发《中小学图书馆（室）规程》的通知
1991年8月29日，国家教委


现将《中小学图书馆（室）规程》发给你们，请遵照执行。


第一章 总 则
第一条 为加强中小学图书馆（室）建设，为学校教育教学服务，制定本规程。
第二条 图书馆（室）是学校书刊情报资料中心，是为学校教育、教学和教育研究服务的机构。
第三条 图书馆（室）工作必须贯彻国家的教育方针，利用书刊资料对学生进行政治思想品德、文化科学知识等方面的教育，指导学生课外阅读，促进学生德、智、体全面发展。中小学图书馆（室）应积极为师生提供书刊情报资料和教学参考资料。

第二章 书刊资料
第四条 学校应结合本校特点和实际情况规定书刊资料选购标准、复本量标准及剔旧原则。
第五条 书刊资料的配备结构应兼顾学生、教师的不同需求。
第六条 图书馆（室）的藏书，应包括有益于青少年身心健康发展的各类图书和报刊及供教师使用的教学参考书，教育、教学研究的理论书籍，中学图书馆（室）应备有应用型的书籍。
图书馆（室）应优先采集、收藏由国家教育委员会和省级教育行政部门评审推荐的图书。书刊定购前，学校领导应具体指导图书馆书刊订购工作。
第七条 图书馆（室）最低藏书量按附表一的规定执行。

第三章 书刊资料的管理与利用
第八条 书刊登录：图书馆（室）应建立书刊总括登录和个别登录两种帐目。
有保存价值的主要期刊应按年度装订成册，并进行财产登录。
第九条 书刊分类：图书分类应使用国家标准《中国图书馆图书分类法》；期刊分类应使用《中国图书馆图书分类法期刊分类表》。
第十条 书刊著录：图书著录应以国家标准《普通图书著录规则》为依据；期刊著录应以国家标准《连续出版物著录原则》为依据。
第十一条 目录设置：以卡片目录为主。中学图书馆（室）应设有书名目录和分类目录，条件好的馆可增设著者目录；小学图书馆（室）要设书名目录。
第十二条 图书馆（室）要本着勤俭办馆（室）的原则，加强管理工作，建立、健全书刊外借、阅览、丢失损坏赔偿等项规章制度及图书馆（室）的职责。
第十三条 采取多种形式对教师和学生开展外借、阅览、宣传推荐等服务工作，并发挥班级图书角、图书箱的作用。
第十四条 组织形式多样的读书活动，对学生进行课外阅读指导，包括图书和图书馆知识介绍、工具书使用方法、图书的选择和读书方法以及读书卫生知识等方面的指导。有条件的学校可以开阅读指导课并纳入教学计划。

第四章 管理机构和工作人员
第十五条 各级教育行政部门应指定机构或专人负责中小学图书馆（室）工作。
第十六条 校长应直接领导本校图书馆（室）。图书馆（室）负责人应熟悉图书馆专业知识，工作人员应具备中等以上的文化程度和基本的图书馆专业技能。
第十七条 中小学图书馆（室）要积极争取各级各类图书馆（含少年儿童图书馆）在业务上的辅导与支持。
第十八条 图书馆（室）工作人员编制最低数按附表二规定参照执行。
第十九条 中学图书馆（室）工作人员实行专业技术职务聘任制。
中小学图书馆（室）工作人员专业技术职务参照国家《图书、资料专业职务试行条例》评定。图书馆（室）的工作人员在调资、晋级或评奖时，应与教学人员和教育辅导人员等同看待。
第二十条 各级教育行政部门要落实中小学图书馆（室）工作人员的业务培训计划和措施，以各省、市教师进修院校为主，负责中小学图书馆（室）工作人员业务培训工作。

第五章 条件保障
第二十一条 中小学图书馆（室）应逐步设置藏书室（包括学生借书处）、学生阅览室、教师阅览室。有条件的中学应设置教师教学资料室。
第二十二条 馆舍
（1）城市一般中小学图书馆（室）应根据学校规模、藏书数量和国家规定的面积指标逐步建立和完善藏书室、学生阅览室、教师阅览室。
中学图书馆（室）建筑面积计算方法：藏书室按每平方米藏书500～600册计算；教师阅览室宜按教师人数的1／3设座位。
小学图书馆（室）建筑面积计算方法：藏书室按每平方米藏书500～700册计算；教师阅览室宜按全校教师人数的1／4设座位。
中小学图书馆（室）学生阅览室座位占在校学生人数的比例宜按附表三的规定执行。
（2）县镇乡村中小学图书馆（室）的规模由各地教育行政部门结合实际情况参照上述标准制定。
（3）图书馆（室）应有良好的通风换气、采光照明、防火、防潮、防虫等条件。
第二十三条 设备
图书馆（室）应配备必要的书架、阅览桌椅、出纳台、报刊架、书柜、目录柜、文件柜、陈列柜、办公桌椅、装订设备、安全设备。有条件的中小学应配备视听、复印及复制等设备。
第二十四条 省（自治区、直辖市）、市（县）教育行政部门及乡（镇）人民政府在多渠道筹措教育经费的基础上，全面规划，统筹安排，保证中小学图书馆（室）购买图书的需要，同地鼓励社会和个人捐助。

第六章 附 则
第二十五条 本规程由国家教育委员会负责解释。
第二十六条 本规程自发布之日起施行。
附件一：最低藏书量
完全中学 初级中学 小 学
（学校类别） （学校类别） （学校类别）
一 二 三 一 二 三 一 二 三
人均藏书量（册数） 30 25 15 25 20 10 20 15 5
（按在校学生）
报 刊 种 类 100 75 50 70 50 30 50 30 20
工具书教学参考书种类 200 150 100 150 100 50 100 60 30
附件二：图书馆（室）工作人员最低数
学 校 类 别
一 二 三
完 全 中 学 3 2 1
初 级 中 学 2 2 1
小 学 1 1 0．5
附件三：学生阅览室最低馆舍要求
完全中学 初级中学 小 学
（学校类别） （学校类别） （学校类别）
一 二 三 一 二 三 一 二 三
学生阅览室座位占
1／10 1／12 1／15 1／12 1／14 1／16 1／18 1／20 1／22
在校学生总数的比例
（注：附表所指“学校类别”，均由各地教育行政部门根据各校的基础及经费情况确定。）